Lean Facility Management erfordert einen auf Prozesse ausgerichteten Ansatz anstelle des üblichen Projekt Managements. Die Prozesse sind analog der '5R' der Just-in-time-Fertigung abgebildet. Schließlich wird im Facility Management insbesondere das richtige Teil zur richtigen Zeit in der richtigen Menge sowie der richtigen Qualität am richtigen Ort benötigt.

Prozesse im Facility Management zu beherrschen, bedarf eines optimalen Mix von 'Push'- und 'Pull'-Services. Idealerweise werden diese als 'Standard-Services' mit 'Standard-Kapazitäten' im Unternehmen etabliert. Eine große Herausforderung ist dabei die Terminkontrolle, die über die Taktplanung und -steuerung organisiert wird. In der betrieblichen Praxis werden Facility Management Prozesse meist mit groben Terminplänen gesteuert. Die notwendige Kontrolle im Detail, ob die betreffenden Gewerke zum vereinbarten Zeitpunkt fertig werden, ist kaum gegeben.
Unser Lean FM Ansatz unterteilt daher Prozesse im Facility Management feingliederiger. Die Taktzeit wird somit erheblich verkürzt - so wird der Prozessfortschritt in überschaubaren Abständen überprüft. Die Konsequenz ist: Abweichungen werden rechtzeitig erkannt, Termine werden gehalten und Fehlinvestitionen von Ressourcen vermieden. Dadurch erreichen wir, dass die Erwartung interner (und ggf. externer) Kunden in jeglicher Hinsicht erreicht und Verschwendung in FM-Prozessen eliminiert wird.

Wie in anderen Lean-Disziplinen setzt eine effektive Umsetzung von Lean FM jedoch voraus, dass erst einmal Transparenz über einzelne Arbeitsprozesse geschaffen wird. Startpunkt hierfür bietet unser 'Lean FM Workshop'. Teilnehmer lernen in dieser, für jeden Betrieb individuell zusammengestellten Veranstaltung, die eigenen FM-Prozesse aus einem völlig neuen Blickwinkel kennen. Unter Anwendung von bewährten Methoden (z.B. Dimensionale Analyse, Causal Mapping) begleiten unsere Berater den Teilnehmerkreis bei der Entwicklung eines einheitlichen Verständnisses von FM-Prozessen und -Problemstellungen.

Herrscht nun Klarheit über Prozesse, Anforderungen und Probleme im Facility Management, richtet sich der Fokus auf die Aufbau- und Ablauforganisationen. Ziel ist dabei die umfassende Optimierung von Prozessen über die Grenzen verschiedener Organisationseinheiten hinaus. Es gilt nun, entlang des jeweiligen Prozesses Rollen zu schaffen und Verantwortlichkeiten zu bündeln.